Membangun Iklim Kerja Kondusif dan Optimis untuk Pelayanan Prima [Juara 2 Lomba Esai Dies Natalis 30 FMIPA IPB]

Tenaga kependidikan, bukan sekedar penunjang

Berjalannya roda pendidikan di perguruan tinggi ditentukan oleh 3 komponen utama SDM yaitu dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa. Istilah dosen dan mahasiswa sudah sangat popular di masyarakat. Bagaimana dengan istilah tenaga kependidikan? Saya sebagai tenaga kependidikan, sering mendapati orang yang salah sangka dengan profesi ini. Mereka mengira, tenaga kependidikan sama seperti dosen. Kemudian saya jelaskan bahwa sebelumnya kita mengenal istilah pegawai atau bagian tata usaha atau tenaga penunjang yang kemudian mengalami penyesuaian sesuai perkembangan fungsi dan cakupannya dengan istilah tenaga kependidikan.

Seperti tercantum dalam UU No.20 Tahun 2003, Pasal 39 (Ayat 1), tenaga kependidikan adalah tenaga yang bertugas merencanakan dan melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan, dan pelayanan teknis untuk menunjang proses pendidikan pada satuan pendidikan. Di Institut Pertanian Bogor, tenaga kependidikan meliputi administrasi umum, tenaga administrasi akademik, pranata laboratorium, pustakawan, pengelola keuangan, satpam, dan arsiparis.

Bagaimana posisi tenaga kependidikan dalam sebuah per

guruan tinggi? Seberapa pentingkah? Atau hanya sebagai penunjang ? Peran tenaga kependidikan bagi perguruan tinggi sangat penting. Perubahan istilah dari tenaga penunjang menjadi tenaga kependidikan merupakan bentuk pengakuan bahwa peran para administrasi umum, tenaga administrasi akademik, pranata laboratorium, pustakawan, pengelola keuangan, satpam, dan arsiparis sangat menentukan proses kependidikan di perguruan tinggi. Baik dosen maupun mahasiswa tidak bisa bekerja sendiri, mereka sangat membutuhkan pelayanan tenaga kependidikan untuk kegiatan akademisnya. Karena itu, kualitas pelayanan tenaga kependidikan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan dan pengabdian masyarakat .

Mengurai permasalahan tenaga kependidikan di IPB
Pelayanan adalah hal utama yang menjadi fokus kerja tenaga kependidikan. Berbagai permasalahan tenaga kependidikan masih banyak terlihat dalam pelayanan-pelayanan di IPB. Saya sebagai salah satu tenaga kependidikan, mencoba mencermati berbagai permasalahan yang ada di unit kerja saya terutama, dan juga mencermati yang terjadi di IPB pada umumnya. Saya mencoba obyektif, esai ini sekaligus sebagai bentuk interospeksi bagi diri. Dalam esai ini, saya berbicara dalam kacamata pribadi, apa yang saya jabarkan disini tidak berlaku general, juga tidak berlandaskan data. 

Data dan kondisi yang sebenar-benarnya tentang tenaga kependidikan IPB tentunya ada pada SDM IPB.

 

a. Kejelasan dan efisiensi tugas

Secara berkala tenaga kependidikan mendapatkan formulir edaran dari SDM IPB untuk menuliskan tugas dan fungsinya. Data ini kemudian digunakan sebagai bahan pertimbangan SDM menyusun formasi tenaga kependidikan di masing-masing unit sesuai kebutuhan.

Yang menjadi permasalahan, ada dijumpai tenaga kependidikan yang tidak menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik. Disisi lain, ada klien dalam hal ini terutama dosen yang menugaskan sesuatu pekerjaan diluar tugas dan fungsi tenaga kependidikan sehingga yang bersangkutan tidak bisa menolak. Sebenarnya, sejauh tidak mengganggu tugas utama, penugasan diluar fungsi tidak menimbulkan masalah, justru menambah manfaat dan keahlian bagi kedua belah pihak. Di sini diperlukan kejelasan deskripsi kerja masing-masing tenaga kependidikan.

Kasus sebaliknya yang terjadi pada sebuah unit, tampak seorang tenaga kependidikan yang sangat sibuk, bahkan sampai pada jam istirahat tetap bekerja. Di unit yang sama, tenaga kependidikan yang lain tampak mengobrol, dan itu berlangsung lama. Ada beberapa kemungkinan terkait hal ini. Bisa jadi, tenaga kependidikan yang mengobrol sangat cepat menyelesaikan tugas, sebaliknya, yang sedang sibuk kurang cekatan bekerja sehingga pekerjaan menumpuk. Atau tenaga pendidikan A banyak tugasnya, tenaga pendidikan B sedikit tugasnyA.

Kemudian muncul pertanyaan, mengapa tidak saling membantu sesama mereka sehingga tidak terjadi kesenjangan kesibukan? Apakah karena deskripisi kerja yang sedemikian jelas (jika tidak bisa disebut “saklek”), sehingga tidak bisa (tidak mau) diperbantukan saat terjadi kelebihan beban kerja di lain. Atasan yang bijak akan jeli melihat hal ini dan melakukan re-order pekerjaan pada masing-masing tenaga kependidikan sesuai kapasitasnya.

kompak dan saling dukung, betul?

b. Jam kerja dan kehadiran

Jam kerja yang berlaku di IPB untuk tenaga kependidikan adalah pukul 07.30 – 16.00.  Kenyataannya jika melihat pada rekam kehadiran finger print ada yang hadir lebih siang, pulang lebih awal, dan otomatis jam kerja berkurang.  Sebagian masih berusaha membayar “hutang jam kerja” dengan datang lebih pagi bagi yang pulang cepat, atau pulang lebih sore bagi yang datang lambat.  Dari sini terlihat upaya setiap pegawai meningkatkan persentase kehadirannya. Namun, hal ini tentu saja buka pembenaran terhadap pelanggaran jam kerja.

Masalah kehadiran ini kemudian menyeret kita pada masalah pelayanan, terutama bagi yang berhubungan langsung dengan klien.  Saat klien membutuhkan, tenaga kependidikan tidak ditempat.  Sementara dari kurangnya persen kehadiran menyebabkan pekerjaan belum terselesaikan dan tertunda.

Mari sikapi dengan bijak, apakah penyebab sulitnya kedatangan tepat waktu ini.  Penyebab utama adalah masalah transportasi, baik transportasi umum maupun yang disediakan IPB keduanya tidak mengkondusikan dosen dan tenaga kependidikan untuk datang tepat waktu.  Transportasi bis IPB hadir di rektorat paling cepat pukul 7.30 dan masih harus berkeliling ke fakultas-fakultas mengantar seluruh penumpang.  Disusul kemudian bis-bis lain yang datang belakangan. Begitupun saat pulang, bis berangkat lebih awal dengan alasan agar tidak kesorean karena jalanan macet.   Sementara bagi yang naik kendaraan umum, jalanan di depan kampus IPB macet, begitupun jalan-jalan lain di berbagai titik di Bogor.  Memang ujung-ujungnya, tenaga kependidikan ditutut datang lebih pagi, sementara masalah kemacetan dari tahun ke tahun tidak pernah terurai.

Selain masalah transportasi, penyebab kehadiran tidak tepat waktu adalah urusan lain diluar urusan kantor, bisa masalah keluarga, masalah sekolah, masalah bisnis dan lain sebagainya.  Belum ada solusi yang tepat untuk masalah ini.  Penertiban pada sebagian pihak hanya akan menimbulkan kecemburuan, sementara penertiban secara menyeluruh rasa-rasanya tidak mungkin melihat deskripsi pekerjaan yang berbeda.

c.       Komunikasi efektif antar civitas akademika

Tugas tenaga kependidikan adalah melayani mahasiswa dan dosen demi lancarnya proses belajar mengajar.  Karena tugasnya melayani, posisi tenaga kependidikan memang seringkali dirasa kurang menyenangkan, dosen menyuruh dan mahasiswa meminta berbagai hal.  Hal ini seringkali memang membuat yang bersangkutan sebagai pesuruh dan kurang dihargai. Kadangkala sikap-sikap yang dilayani sering tidak mengenakan. 

Selain itu, permasalahan sekecil apapun dalam hal pelayanan, bisa membawa tenaga kependidikan sebagai pihak yang disalahkan dan disudutkan.  Seringkali, terjadi overlap penugasan dari beberapa atasan yang berbeda.  Dari sini, muncul suatu sikap pesimis dan rendah diri pada diri tenaga kependidikan, berujung pada sikap enggan melayani secara optimal.  Akhirnya, seperti lingkaran setan, antara sikap yang melayani dan yang dilayani tidak pernah harmonis.

Selain itu, situasi kerja tidak nyaman yaitu sikap saling menyalahkan, mencari kesalahan rekan kerja, membebani rekan kerja, persaingan tak sehat dan tak mau saling bantu berpotensi menurunkan semangat kerja.  Ditambah sikap suka membicarakan keburukan orang lain tanpa mengambil tindakan supportif untuk menolong ke arah perbaikan. Situasi ini sungguh menunjukkan betapa dangkalnya pemikiran seseorang.  Persaingan tak sehat justru menunjukkan ketidakmampuan seseorang untuk menunjukkan eksistensi dirinya.

Karena itu penting untuk menciptakan budaya komunikasi efektif dan sopan, serta menciptakan kedekatan antar civitas akademika.  Gerakan ini  bisa dimulai dari pimpinan, menular ke bawah. Semakin banyak yang melakukan gerakan ini, semakin nyaman iklim kerja di lingkungan Institut Pertanian Bogor.

d.      Peningkatan pendidikan, skill, dan melek digital

Jika kita cermati,  tenaga kependidikan IPB banyak yang setara dengan S1 dan Diploma. Masih sedikit yang bergelar S2. Kegiatan adminitratif, laboratorium, dan perpustakaan dinilai tidak memerlukan pendidikan yang tinggi.  Padahal, pendidikan bertujuan untuk memperbaiki pola pikir dan pola kerja, sehingga terjadi peningkatan skill dan kinerja tenaga kependidikan.

Selain skill terkait pelayanan, ada skill yang harus dikuasai dalam era global ini, yaitu kemampuan menyerap informasi dan menggunakan sarana dan prasarana teknologi informasi.   Fasilitas komputer dan internet sangat berpotensi meningkatkan kemampuan tenaga kependidikan sehingga bermanfaat untuk meningkatkan kinerjanya.  Mohon untuk tidak berburuk sangka, computer dan internet tidak identik dengan games dan social media.  Efisiensi pekerjaan bukan berarti sepanjang jam kerja tenaga kependidikan terus bekerja dan mencari-cari pekerjaan.  Jeda sesaat boleh saja, karena kita manusia.  Atau pada saat tidak semua pekerjaan terselesaikan hari itu, tidak ada salahnya untuk melakukan hal-hal lain yang bermanfaat.

Saya sangat berterimakasih atas fasilitas internet LAN IPB berkapasitas tinggi.  Internet ini sangat berjasa pada saya, pertama untuk sumber informasi segala sesuatu yang sebelumnya tidak saya ketahui, terkait pekerjaan ataupun bukan, dan kedua, internet mengeluarkan saya dari kejenuhan rutinitas administrasi dan menghindarkan saya dari istilah “katak dalam tempurung”. 

Seberapa persen tenaga kependidikan yang telah melek digital? Tenaga kependidikan IPB tampaknya belum memaksimalkan pemanfaatan fasilitas internet ini.  Salah satunya, staff blog, sebagai sarana aktualisasi, penyebaran informasi antar civitas akademika, dan self marketing individu dan IPB belum banyak dimanfaatkan. 

Dunia saat ini berada dalam genggaman internet.  Popularitas sebuah nama ditentukan seberapa kemampuannya melakukan self marketing di dunia maya.  Kita coba saja melakukan search google, dengan kata kunci “Institut Pertanian Bogor”, maka akan terlihat seberapa banyak angka entri yang keluar.  Kemudian coba dibandingkan dengan perguruan tinggi negeri yang lain, misalnya UI, ITB dan UGM.  Nama IPB masih kurang popular di dunia maya.  Tenaga kependidikan IPB bidang IT masih harus bekerja keras untuk memperjuangkan nama IPB di dunia maya.  Padahal IPB telah meluluskan ahli-ahli ilmu komputer dan teknologi informasi yang handal.  Sungguh, sebuah ironisme.

Kemampuan lain yang masih sangat minim di kalangan tenaga kependidikan adalah kemampuan berbahasa Inggris. Padahal IPB sudah menekatkan dirinya menjadi universitas berkelas internasional.  IPB banyak menerima tamu-tamu dan pelajar dari luar negeri.  Tentu, bahasa Inggris adalah kemampuan yang seharusnya dimiliki oleh seluruh tenaga kependidikan pada berbagai tugas dan fungsi.

Tenaga Pendidikan yang satu ini melek digital lho..

e.       Penelusuran minat dan penghargaan

Apakah tenaga kependidikan sudah menempati posisi kerja sesuai dengan minatnya? Tampaknya tidak semua demikian. Kenyataannya, tenaga kependidikan yang saat ini ada di unit masing-masing kelihatannya masuk berdasarkan ketersediaan lowongan yang terbatas sehingga mau tidak mau menerima dan menikmati. Tentu saja tidak mudah bagi SDM untuk melakukan pertukaran atau mutasi tenaga kependidikan dari satu unit ke unit lain. Harus ada pendataan menyeluruh dan memperhatikan load kerja yang tengah berlangsung. Sementara proses belajar mengajar tidak boleh jeda.

Tenaga kependidikan yang bekerja sesuai minat, tentu akan melakukan pekerjaan dengan lebih berbahagia dan ini tentu akan menaikkan kinerja. Penting bagi SDM IPB melakukan penelusuran minat kepada tenaga kependidikan. Perlu juga adanya penghargaan IPB seperti yang dilakukan setiap tahun dengan mengadakan pemilihan tenaga kependidikan berprestasi dari berbagai kategori.

f.       Konseling bagi tenaga kependidikan

Tenaga kependidikan setiap 3 bulan mendapatkan penilaian kinerja dari atasan. Penilaian tersebut menjadi pegangan bagi perbaikan-perbaikan pada periode selanjutnya. Selain penilaian tertulis, juga terdapat teguran-teguran lisan secara langsung dari atasan kepada tenaga kependidikan. Kesan saya, tenaga kependidikan hanya berhak mendapatkan penilaian dan teguran. Namun bagaimana jika tenaga kependidikan mempunyai penilaian dan ingin menyampaikan sesuatu yang kurang berkenan mengenai atasannya? Kepada siapa konseling ini dapat dilakukan, bagaimana prosedurnya dan apakah privasi dan keamanan yang bersangkutan terjamin apabila menyampaikan suaranya? Saya pribadi belum mengetahui ada tidaknya masalah konseling ini. Mungkin sudah ada namun, belum sampai informasinya kepada saya. Perlu sosialiasi yang luas akan hal ini.

g.      Peningkatan kesejahteraan, sertifikasi dan pembinaan karir.

Tenaga kependidikan IPB ada yang sudah berstatus PNS ada juga yang berstatus honorer. Bagi yang honorer, upah yang diterima dari masing-masing unit tidak sama. Memperoleh penghasilan yang layak adalah hak tenaga kependidikan. Kebijakan memberikan upah minimum menjadikan tenaga kependidikan bermental kuli, bukan mengejar prestasi. Peningkatan kesejahteraan dengan gaji yang layak merupakan langkah penting dalam meningkatkan kinerja. Jika standar gaji yang akan dinaikkan, maka dilakukan juga standar kompetensi yang sepadan. Karena bekerja salah satunya untuk mencari pendapatan, maka memperhatikan kesejahteraan tenaga kependidikan merupakan suatu upaya mempertahankan SDM berkualitas agar tidak berpindah pekerjaan ke tempat lain dengan penghasilan lebih tinggi, juga untuk meningkatkan kinerja dan memberikan penghargaan bagi mereka yang loyal terhadap IPB.

PP Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, pembangunan sistem sertifikasi pendidik dan tenaga kependidikan diharapkan akan memantapkan sistem penjamin mutu pendidikan. Seiring dengan pelaksanaan sertifikasi tersebut, disusunlah satu standar pembinaan karier yang diharapkan akan meningkatkan pendapatan, kesejahteraan dan kinerja tenaga kependidikan.

Iklim kerja kondusif dan optimis

Dari uraian demi uraian permasalahan di atas, benang merah yang bisa saya tarik adalah penciptaan iklim kerja kondusif dan membangun optimisme tenaga kependidikan. Karena IPB adalah sebuah sistem yang dibangun bersama, untuk mencapai tujuan ini tidak bisa dibebankan pada satu komponen saja, yaitu tenaga kependidikan. Tentunya dari Rektor IPB sebaiknya gerakan ini diawali, kemudian gerakan ini ditularkan ke pemegang-pemegang mandat dibawahnya, hingga tersampaikan ke seluruh unsur tenaga kependidikan di IPB.

Kuncinya adalah bekerja dengan hati. Tenaga kependidikan akan mampu bekerja dan memberikan pelayanan dengan baik jika dia mencintai pekerjaan, termotivasi, optimis dan menikmati suasana kerja yang kondusif. Dalam hal ini, manajemen SDM perlu mengambil inisiatif gerakan yang menyeluruh bagi segenap civitas akademika demi terciptanya iklim kerja yang kondusif.

Tulisan ini memenangkan Juara 2 Lomba Esai Dies Natalis ke 30 FMIPA IPB 

dan mendapatkan hadiah Leptop