Cerita Sukses Penyelenggaraan Lomba Blog #PiknikItuPenting (Bagian 1)

Rasanya sayang untuk tidak dituliskan "kesuksesan" yang satu ini.  Maafkan hati ini yang meletup-letup ingin pamer sukses. Semoga jadi catatan baik buat penyelenggaraan selanjutnya.

Tujuan penyelenggaraan.
Setiap tahunnya saya memang menyelenggarakan lomba blog di blog yang menginduk ke situs IPB, yaitu www.murtiyarini.staff.ipb.ac.id . Blog saya itu memang tidak seaktif blog ini. Karena menginduk ke IPB jadi saya selektif dalam menulis.
IPB setiap tahunnya menghimbau kepada seluruh civitas akademic untuk meningkatkan traffic ke blog yang juga akan berimbas pada naiknya traffic situs IPB.  Pengukurannya menggunakan sistem Webometrik. Maaf, saya sendiri kurang paham penghitungannya. Jadi saya lakukan sejauh apa yang saya mampu dan paham untuk lakukan, yaitu menyelenggarakan lomba.

Penentuan Tema.
Dalam setiap mengadakan lomba, saya ingin tema yang diusung menarik dan bermanfaat. Menarik, agar peserta antusias menuliskannya. Dan bermanfaat, agar apa yang kita lakukan tidak sia-sia. Jadi walaupun itu tulisan untuk lomba, tapi ada manfaatnya lho :)

Tahun pertama saya memilih tema "Aku dan Pohon", sukses dengan 125 peserta. Tahun kedua saya mengambil tema "Sekolah Impian" yang sukses dengan 60 an peserta. Agak turun karena tema sedikit berat.  Dan tahun ini tema yang saya usung "Piknik itu Penting", sukses dengan sekitar 220 peserta.  Yup, saya tahu akhir-akhir ini tema liburan dan traveling sangat digemari. Kemudian saya mencoba menghubungkannya dengan sesuatu yang bermakna. Akhirnya tergiring pikiran saya ke kata "piknik". Saya teringat pada ungkapan "kurang piknik" yang sering menjadi pemicu berbagai persoalan. So, "piknik itu penting" kan?

Mencari sponsor.
Saya tidak menggandeng sponsor saat menyelenggarakan lomba yang pertama. Sedangkan lomba pada tahun kedua saya mendapatkan bantuan donasi dari penerbit, kebetulan barengan dengan terbitnya buku Mommylicious. Selebihnya hadiah dari kocek saya sendiri. Kemudian tahun ini saya mencoba mencari sponsor. Saya pikir, dengan tema "piknik" atau "liburan" akan ada sponsor yang berminat untuk diajak kerjasama.

Saya melayangkan lamaran untuk 3 sponsor sebulan sebelum lomba dimulai, yaitu sebuah restoran susu yang asyik, sebuah tempat wisata keren, dan Hotel berbintang. Semuanya ada di Bogor.  Dari ketiganya itu, yang merespon pertama adalah Hotel.  Kebetulan dua yang lain tidak memberikan respon. Jadi saya anggap tidak masalah untuk tidak menarik kembali proposal.

Oiya, proposal yang saya kirimkan bentuknya simpel sih. Intinya penyampaian tujuan lomba dan di bawahnya saya tambahkan mekanisme serta hadiah lomba. Mirip pengumuman lomba pada umumnya. Jadi sponsor tahu kira-kira seperti apa nanti lombanya, periode pelaksanaan, hadiahnya apa, dan penjuriannya bagaimana. Saya sengaja meminimalkan aturan main. Cukup tulis, link, share dan daftar.

Dalam ketentuan lomba, saya mewajibkan backlink pada kata kunci yang diinginkan sponsor. Memang di sinilah manfaat bagi sponsor sekaligus inti tujuan sponsorship :)

Diskusi dengan sponsor.
Pihak sponsor mengajak saya bertemu untuk berdiskusi.  Dalam diskusi sponsor menyampaikan bentuk hadiah yang akan diberikan.  Memang berbeda dengan yang saya ajukan. Saya mengajukan uang, sedangkan sponsor memberikan produk. Tapi nilai hadiahnya hampir sama kok. Sponsorship bentuk produk lebih mudah dikeluarkan daripada uang, begitu jelas pihak sponsor.

Saya sempat bernegosiasi, karena semula semua hadiah dalam bentuk voucher menginap. Saya sampaikan ke sponsor, kalau semuanya dalam bentuk voucher nanti pesertanya hanya dari Jabodetabek. Solusinya, sebagian voucher diuangkan oleh hotel namun besarannya tidak setara dengan harga voucher kamar. Saya pun setuju. Ya, demi bisa menjangkau peserta secara lebih luas.

Sebagai seorang "pemburu lomba" saya paham peserta akan lebih semangat kalau jumlah pemenang banyak (walau hadiah lebih kecil) dibandingkan jumlah pemenang sedikit (dengan hadiah besar). Saya putuskan ada 8 pemenang utama.  Biar banyak yang hepi, betul?

Tetiba saat diskusi saya mencetuskan usul. Bagaimana jika seluruh peserta mendapatkan voucher diskon 50% ? Usul ini disambut baik oleh sponsor. Tidak rugi jika seluruh peserta menggunakan vouchernya? "Tidak masalah, malah kami senang," begitu kata sponsor.  Dan benar saja, sepertinya voucher diskon 50% untuk peserta menjadi daya tarik sehingga pendaftar membludak. 

Oiya, seiring lomba berjalan, berdatangan donasi hadiah dari teman-teman blogger. Jumlah hadiahnya lumayan dan lucu-lucu. Makin banyak yang daftar, makin seru deh !

Kesimpulannya, pemikat peserta adalah tema yang menarik dan gampang, penyelenggaraan yang simpel dan hadiah yang banyak :)

Saya sendiri dapat apa?
Hahaha, ini adalah pertanyaan teman dekat saya. Mungkin juga pertanyaan anda-anda. 

Jujur, dalam menyampaikan proposal saya tidak mencantumkan fee ataupun imbalan untuk saya pribadi. Sadar bahwa saya adalah pihak pemohon, maka terselenggaranya lomba dengan hadiah yang tidak perlu saya keluarkan dari kocek sendiri sudah sangat-sangat melampaui ekspektasi saya. (Tadinya kalaupun tidak ada sponsor, lomba tetap jalan kok).

Beda mungkin ya dengan penyelenggaraan lomba dimana blogger yang dilamar oleh sponsor, iya sewajarnya mendapatkan honor atas jerih payahnya. Tapi kasus saya beda, saya yang melamar.

Saya tetap merasa beruntung. Secara non materi saya mendapatkan pengalaman yang berharga. Dari pengalaman ini saya menjadi lebih percaya diri. Ternyata ada sponsor-sponsor yang tengah menunggu colekan kita. Asalkan target yang kita tawarkan menarik, sponsorpun senang bekerjasama. Siapa tahu, ini adalah sebuah awal dari kerjasama-kerjasama berikutnya.

(Bersambung ke link ini )