Manfaat Internet untuk Pengelola Keuangan Demi Sistem Keuangan Institusi yang Akuntabel, Transparan dan Reliabel

Assalamualaikum.

Saya Murtiyarini, seorang akuntan di Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor (IPB University).

Akuntan merupakan salah satu profesi bagian dari tim pengelola keuangan IPB University. Pengelolaan keuangan IPB berada di bawah kewenangan Direktorat Keuangan dan Akuntansi, yang mana total personelnya sekitar 175 orang. Bukan jumlah yang sedikit, tentunya.

Kenapa sebanyak itu? Iya, karena IPB University adalah institusi yang besar, terdiri dari 35 departemen, 9 fakultas, 20 kantor direktorat dan 9 unit layanan. Masing-masing unit mempunyai tim pengelola keuangan yang terdiri dari pemegang kas unit, bendahara, akuntan, dan supervisor keuangan. Tim pengelola keuangan bertanggung jawab terhadap alur keuangan di unit masing-masing dan melaporkannya secara terpusat ke Direktorat Keuangan dan Akuntansi IPB.

Saya bangga sebagai akuntan di IPB University. Pertama karena menjadi bagian dari sistem yang sangat besar itu tidak mudah, perlu kinerja dan kolaborasi yang baik antar bagian. Kedua, saya bangga karena pada tahun 2021, IPB University meraih prestasi sebagai PTN-BH Terbaik kategori Nilai Kinerja Anggaran 2021 versi Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi RI (Kemendikbud Ristek RI). Kerja keras para pengelola keuangan terbayar dengan capaian ini.

Penghargaan yang bersifat agenda tahunan ini merupakan motivasi bagi pengelola keuangan untuk bersama-sama mewujudkan iklim keuangan yang akuntabel, transparan, reliabel dan berintegritas. Penilaian didasarkan pada perencanaan kinerja 30%, pengukuran kinerja 25%, pelaporan kinerja 15%, evaluasi kinerja 10% dan pencapaian sasaran/kinerja organisai 25%. IPB University menduduki peringkat pertama, disusul Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) dan Universitas Indonesia (UI).

Saya bekerja dengan sistem keuangan digital dan terintegrasi 

Ruang kerja saya secara fisik maupun digital. Saya punya kantor dan berinteraksi secara langsung dengan tim pengelola keuangan di Fakultas Pertanian. Dan saya juga punya kantor digital yang besar dan terintegrasi, yaitu Sistem Keuangan IPB yang biasa disebut SIMKEU. Di situ tercatat secara online dan real time semua aktivitas keuangan se-IPB University, dari tahapan pendapatan, perencanaan, pengajuan biaya, pelaporan hingga pemeriksaan dan audit.

Setiap pengelola keuangan, termasuk akuntan, mempunyai akses ke SIMKEU tersebut sesuai lingkup kerjanya. Nah, pekerjaan saya adalah menyebur dan menyelam ke dalam SIMKEU yang kompleks tersebut. Melihat angka-angka sudah menjadi makanan sehari-hari. 

Pengelola Keuangan Fakultas Pertanian IPB University

Dalam rapat koordinasi Sistem Keuangan IPB

Sosialisasi dan evaluasi pengelolaan keuangan IPB University

Manfaat internet dalam proses hulu-hilir Sistem Keuangan IPB

Internet adalah media nomor satu yang wajib ada dalam pekerjaan saya sehari hari. Saya tidak lagi berkutat dengan kertas-kertas, karena sekarang eranya sudah paperless, kecuali dalam satu hal: bukti fisik dokumen belanja dan berkas penunjangnya. Selebihnya, file-file keuangan disimpan dalam bentuk digital pada cloud server / google drive. Bahkan bukti fisik belanja pun harus kami scan dan disimpan secara digital untuk kemudian diunggah ke SIMKEU.

Pengelolaan keuangan IPB terdiri atas beberapa tahapan pekerjaan yang tujuannya salah satunya untuk menjaga akuntabilitas (dapat dipertanggungjawabkan), transaksi yang transparan dan datanya reliabel (dapat diandalkan)

Alur pengelolaan keuangan unit terdiri atas pemegang kas unit, bendahara, akuntan, supervisor keuangan dan berujung di Direktorat Keuangan dan Akuntansi. Gambaran singkatnya seperti ini :

1. Pemegang kas unit lingkup kerjanya pada awal proses, yaitu membuat pengajuan dana operasional secara online, membelanjakan dan mengumpulkan berkas fisik dokumen transaksi belanja dan mengunggah secara online, sebisa mungkin real time ke dalam SIMKEU pada hari yang sama saat transaksi terjadi. Transaksi belanja boleh dilakukan secara online, bahkan sangat disarankan menggunakan transfer langsung dari rekening virtual account bank unit. Dengan internet yang cepat dan lancar, pemegang kas unit dapat memantau kas secara lebih tepat dan akurat setiap hari.
2. Bendahara lingkup kerjanya memroses pengajuan secara online, mencairkan dana dan memeriksa kelayakan berkas dari pemegang kas unit untuk dicocokkan dengan berkas yang diunggah dalam SIMKEU.
3. Akuntan lingkup kerjanya sebagai pemeriksa kedua, yaitu menerima berkas yang telah diperiksa bendahara, memeriksa kelayakan berkas yang diunggah, memilih dan mencermati akun belanja secara tepat pada setiap transaksi, menjurnal transaksi keluar masuk uang ke kas unit dan bank unit, menghitung pajak, menjurnal buku bank, mengunduh data global dari SIMKEU,  menghitung total biaya operasional berdasar jenis akun dan kegiatan. dan menyusun laporan untuk rekonsiliasi secara online dengan Direktorat Keuangan dan Akuntansi.
4. Supervisor keuangan lingkup kerjanya memeriksa semua kinerja dan kualitas laporan pengelola keuangan di bawahnya, kemudian menyetujui setiap transaksi dalam SIMKEU.
5. Direktorat Keuangan dan Akuntansi lingkup kerjanya mengelola keuangan IPB secara menyeluruh dari pendapatan, anggaran, pengajuan, pelaporan dan audit bersama Badan Pengawas Keuangan ataupun kantor akuntan publik.

Jika dipikirkan satu persatu tentu akan memusingkan dan rumit, apalagi bagi orang yang tidak pernah menekuninya. Namun karena ini sistemnya sudah terintegrasi dan mapan, sehingga bagi pengelola keuangan semua dapat berjalan dengan lebih mudah. Semua data transaksi telah terintegrasi dalam rumah besar, yaitu SIMKEU sehingga memudahkan untuk penarikan data, pemetaan anggaran dan pemeriksaan. 

Pekerjaan kami beralur dan bertahap antar pengelola keuangan. Setiap tahapan harus terselesaikan dengan baik sebelum melangkah ke tahapan berikutnya. Karena itu diperlukan ketepatan waktu dalam penyelesaian pekerjaan.

Hubungan kerja antara para pengelola keuangan sebagian besar dilakukan secara online melalui SIMKEU, dan koordinasi-koordinasi melalui Whatsapp group. Proses akuntansi melibatkan kolaborasi dari para pengelola keuangan untuk dapat mengumpulkan informasi keuangan secara utuh. Benar-benar manfaat internet sangat besar sehingga antar pengelola keuangan dapat berinteraksi lebih mudah dan mengirim data lebih cepat.

Laman muka dasbor Sistem Keuangan IPB University

Mengentri transaksi langsung pada SIMKEU

Saya dalam sebuah presentasi tentang SPJ Keuangan

Pemeriksaan keuangan secara online, sebelum pemeriksaan fisik.

Secara berkala, setiap tahun, Sistem Keuangan IPB diperiksa oleh Kantor Manajemen Mutu dan Audit Internal IPB (KMMAI) dan  Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) atau Kantor Akuntan Publik (KAP) sebagai pemeriksa dari luar. Pemeriksaan ini tentunya hal yang paling membuat semua pengelola keuangan deg-degan, takut salah, takut ada temuan-temuan. Namun demi terwujudnya sistem keuangan yang akuntabel, transparan dan reliabel, maka sebaik mungkin kami mengikuti aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh institusi dan pemerintah.

Cara kerja Badan Pemeriksa Keuangan pun kini diawali dengan masuk melalui SIMKEU secara online. BPK mencermati dan melacak transaksi belanja unit, kemudian memeriksa dokumen yang diunggah, baru apabila kurang puas, baru kemudian BPK akan meminta berkas fisik dikirimkan ke BPK, atau BPK yang akan mendatangi langsung ke unit-unit tersebut.

Pemeriksaan secara online pada SIMKEU memberikan gambaran yang lebih jelas dan global karena SIMKEU telah terintegrasi dengan 4 sistem yaitu pendapatan, anggaran, pengajuan dan general ledger sehingga bisa melihat posisi dan alur keuangan secara menyeluruh.

Audit Internal

Rapat rekonsilisasi pendapatan dan anggaran

Kami bekerja dari mana saja, kapan saja, bahkan sejak sebelum pandemi.

Pandemi membuat orang mengenal istilah work from home (WFH) bagi sebagian pekerjaan yang bisa dikerjakan secara online. Sekarang WFH berkembang menjadi hybrid WFO (work from office) dan WFA (work form anywhere), dan sepertinya akan dipakai terus sebagai lifestyle dalam pekerjaan di masa mendatang.

Namun, kami sudah mengenal WFH dan WFA sejak dulu bahkan sebelum pandemi melanda. Pasalnya, pekerjaan kami tidak cukup dilakukan hanya pada jam kantor. Sudah menjadi rahasia umum di IPB, bahwa kerja para pengelola keuangan lebih dari 8 jam sehari. Di kantor kami berurusan dengan pekerjaan fisik, rapat, berkoordinasi dengan rekan kerja ataupun vendor. Seringkali, pada jam kantor waktunya tidak cukup untuk melakukan pelaporan online, sehingga urusan pekerjaan harus dibawa pulang. Untungnya, SIMKEU IPB sudah bisa diakses dari mana saja asalkan internetnya lancar.

Jadi dari 175 orang pengelola keuangan IPB yang saya sebutkan di atas, lebih dari setengahnya mengakses internet dari mana saja, mengingat kesibukan mereka yang luar biasa. Sepulang kantor, sesampainya di rumah, para pengelola keuangan membuka SIMKEU dari rumah. Tak jarang, permintaan data secara mendadak namun tak bisa ditolak, sehingga kami harus menyelesaikannya di rumah.

Ssst, bahkan saya pernah harus membuka SIMKEU saat sedang berada di Bandara Kuala Namu Medan, karena ada entrian data yang harus segera diselesaikan. Untungnya internet di bandara cukup lancar dan support SIMKEU dengan sangat baik.

Work from Airport 

Work from Anywhere.

Pemegang uang kas unit dan bendahara sangat akrab dengan kantor bank untuk berbagai transaksi pembayaran. Antrian bank yang panjang dan urusan perbankan yang tidak sebentar membuat bank seolah sebagai 'kantor kedua' bagi mereka. Sementara itu tuntutan laporan keuangan real time tidak memberi pilihan lain selain harus membuka SIMKEU dari mobile phone atau leptop di mana saja berada dengan wifi yang tersedia.

Semua itu kami lakukan demi ketepatan waktu laporan keuangan dapat masuk dan segera terbaca oleh sistem keuangan. Sehingga proses-proses selanjutnya berjalan lancar.

Untungnya, di IPB University, ada spot wifi corner IndiHome. Kebetulan, kantor Plaza Telkom Indonesia cabang Dramaga lokasinya di salah satu sudut IPB, dekat dengan wilayah kos-kosan mahasiswa. Plaza Telkom Indonesia juga menyediakan pojok wifi untuk mahasiswa dan karyawan IPB yang ingin bekerja sambil makan atau berkegiatan lain di luar kantor. IndiHome mendukung aktivitas tanpa batas dari mana saja, kapan saja.

Seorang civitas akademika di wifi corner

Wifi corner IndiHome di Plaza Telkom Indonesia cabang Dramaga, pas samping kampus IPB.

Secara umum manfaat internet untuk pengelola keuangan adalah untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, memperlancar kerja akuntansi, meminimalkan potensi temuan audit, manajemen tenaga kerja yang efisien dan hemat waktu.

Kami para pengelola keuangan sangat berterimakasih atas hadirnya IndiHome di negeri ini. Sebelum dan semasa pandemi, hingga saat ini, dan di masa mendatang, kebutuhan internet IndiHome masih akan terus dibutuhkan untuk kelancaran pengelolaan keuangan, demi terwujudnya sistem keuangan institusi yang akuntabel, transparan dan reliabel. 

Tetap senyum manis dalam kesibukan dan tekanan pekerjaan.

***

Referensi :

https://infografis.ipb.ac.id/index.php/ipb-university-jadi-ptn-bh-terbaik-kategori-nilai-kinerja-anggaran-versi-kemendikbud-ristek/